preloader

Factuurcontrole

Factuurcontrole

Het controleren van een verzamelfactuur voor energie is echt geen leuke klus. Daarom controleren bedrijven en organisaties energiefacturen vaak slechts steekproefsgewijs, kan dit echt niet anders? De waaromvraag hanteren wij vaak omdat het je aanspoort om na te denken of het niet anders kan. Wij kregen een idee om de factuurcontrole gemakkelijker te maken. Samen met TNO hebben wij deze als casus opgepakt en uitgewerkt. Vervolgens zijn de 3 grootste meetbedrijven en de 3 grootste energieleveranciers aangesloten en hebben wij gezamenlijk de energie e-Factuur ontwikkelt. Nu is het mogelijk om per aansluiting een factuur te ontvangen dat razendsnel geheel automatisch gevalideerd kan worden en na goedkeuring direct de financiële administratie in kan. 

Dus ik kan nu per energieaansluiting een digitale energiefactuur ontvangen. Is dat niet bewerkelijk? In absolute zin lijkt dat misschien zo, maar de validatie gaat via de software. Dus volledig automatisch. Een groot voordeel is dat nu werkelijk alle facturen op inhoud gecontroleerd worden en niet steekproefsgewijs slechts een paar. Ook de accountant is helemaal blij. 

Hoe werkt factuurcontrole?

Hoe het werkt hebben we schematisch weergegeven in de illustratie. 

De leverancier (netwerkbeheerder, meetbedrijf of energieleverancier verstuurd zijn elektronische factuur op het Peppol Netwerk (voorheen Simpler Invoicing platform). Via een Billing Service Provider ontvangen wij de factuur en lezen deze in. Vervolgens worden er een groot aantal controles gedaan (adres, aansluiting, verbruiken, tarieven, etc.). Het voordeel is dat data uit het Aansluitingenregister en de energiemonitor hiervoor grotendeels gebruikt wordt, dat is allemaal al ingevoerd. Op het moment dat de eFactuur in orde is, wordt deze gemarkeerd als akkoord. Daarna wordt de factuur via hetzelfde platform aan jou als opdrachtgever verstuurd zodat deze ingeboekt kan worden ter betaling. Door de applicatie is een prestatieverklaring verstrekt. Dit betekent de factuur overeenkomt met de geleverde diensten en de bijbehorende tarieven. Het Peppol Netwerk valt onder de Nederlandse Peppol Autoriteit. 

Wat als een energiefactuur is afgekeurd?

Als een factuur is afgekeurd wordt op detailniveau aangegeven wat er niet in orde is. Het kan zijn dat het tarief niet klopt, het een uitgehuisde aansluiting betreft of de verbruiken niet kloppen, bedenk het maar. Op dat moment hebben we met een dispuut te maken. Blijkt na controle dat de factuur onjuist is, dan krijgt hij de status afkeur en zal de gebruiker dit moeten bespreken met de leverancier.

Is de implementatie van de energie eFactuur veel werk?

Ja en nee. Het hangt vooral af hoe betrouwbaar de stamdata in de Energiemonitor is en hoe ver een organisatie is met de implementatie van e-facturatie. Als de energietarieven bijvoorbeeld verkeerd zijn ingevoerd worden alle facturen afgekeurd. Als je de tarieven corrigeert naar de huidige afspraken en een hervalidatie uitvoert is alles op dat onderdeel in orde. Wij begeleiden het gehele implementatieproces. Door onze ervaring kunnen wij direct sturen op afwijkingen en daarmee het proces bij jouw organisatie zo lean als mogelijk maken. Misschien is het een idee om eens met een opdrachtgever van ons in gesprek te gaan zodat je zelf over hun ervaring kunt horen. 

Foutieve energiefacturen snel gesignaleerd

Er gaan altijd wel verhalen rond over foutieve energiefacturen, klopt dat? Overal kunnen fouten voorkomen, echter het gevaar zit in de controle. Als je slechts een kleine populatie controleert dan neem je een risico. Stel je voor dat een leverancier per ongeluk een periode nogmaals conventioneel factureert met een ander factuurnummer. Hoe groot is de kans dat deze bij een handmatige controle opvalt? Als bij de boekhouding het budget van een aansluiting te ruim is ingesteld, dan valt dit niet op. Wij hebben voor miljoenen euro’s aan fouten onderschept. Of deze bij een handmatige controle ook ontdekt zouden zijn weten wij natuurlijk niet, maar de applicatie controleert altijd alle facturen op inhoud.