preloader

Voorkom, herstel of elimineer op tijd de zwakste schakels bij energiemonitoring (EBS / EMS)

Energiebeheer, energiemonitoring en validatie van de digitale energie eFactuur. Organisaties met veel energieaansluitingen maken hier dankbaar gebruik van én met serieuze resultaten. 

Heeft jouw organisatie veel energieaansluitingen? Dan is het efficiënt om alles met betrekking tot de energieaansluitingen in één systeem te managen en te beheren. Doeltreffende analyses, inzicht op teruglevering en verbruiken, gecontracteerd vermogen optimaliseren en digitale factuurcontrole. Nederlandse overheden en bedrijven gaan nu echt voor een compleet energiemanagement- en energiebeheer- en factuurvalidatiesysteem. Maar is iedereen hier klaar voor? 

Wie zijn de belangrijke partijen om energiebeheer met een EMS / EBS goed mogelijk te maken?

Natuurlijk een partij die de EMS / EBS software levert. Energiemissie staat in de top 3, maar er zijn ook andere leveranciers. Er is dus keus genoeg. Daarnaast zijn een ODA-dienstverlener (voor kleinverbruik meetdata), het meetbedrijf, netwerkbedrijf en de energieleverancier belangrijk in deze samenwerking. Innovaties zoals energiemonitoring vragen om hedendaagse, flexibele oplossingen en coöperatieve samenwerkingen met de dienstverleners. Dat levert in deze traditionele markt nog wel eens wat frustraties op.

Een goede samenwerking is essentieel

Jouw organisatie heeft de keuze gemaakt, of is via wetgeving verplicht, om energiebeheer / energiemanagement (EBS / EMS) in te richten. Dit betekent dat je nauwer samenwerkt met een aantal partners om complete en juiste informatie te hebben en analyses te kunnen maken. Een goede samenwerking met energieleveranciers (factuurcontrole), netwerkbedrijven, meetbedrijven, een ODA en een leverancier voor energiemonitoringsoftware is voorwaardelijk voor goed energiebeheer.

Niets is vervelender dan wanneer een partij een ondermaatse dienstverlening levert en ook nauwelijks ‘beweegt’. Het liefst neem je morgen afscheid, maar het contract loopt nog even.

Hier valt vaak nog wat te verbeteren

Hebben jullie het samen goed geregeld? In de praktijk zien we vaak dat afspraken niet worden vastgelegd of anders worden geïnterpreteerd. Er zijn genoeg voorbeelden hoe het hierdoor fout kan gaan en dat een contract nog drie jaar loopt zonder escapes bij falen. Maak duidelijke afspraken, maak deze smart en leg ze vast. 

Een voorbeeld

Als er in het contract staat: ‘tijdens de contractperiode dient een procesrapport opgeleverd te worden en vervolgens verstrekt’ en je bedoelt dat je dit maandelijks wilt hebben en hiermee wil starten drie maanden na ingang van het contract, benoem het dan ook zo. Doe je dat niet, dan denkt de contractant misschien dat zij formeel voldoen aan de afspraken als het procesrapport in de laatste maand van het laatste contractjaar is opgeleverd. Het lijkt een open deur, maar niet zeldzaam. Waar zien wij regelmatig problemen? Bij meetbedrijven en energieleveranciers.

Meetdiensten 

Belangrijk is het hebben van juiste en frequente (dagelijkse) meetdata op de uiterlijk overeengekomen datum na ingang van het (nieuwe) contract. En dat het formaat waarin de meetdata wordt aangeleverd alleen mag worden gewijzigd als dat bijvoorbeeld minimaal 3 maanden van tevoren gezamenlijk is overeengekomen. Dus niet alleen gecommuniceerd, maar overeengekomen. Mocht het niet anders kunnen dat er wordt gewijzigd, leg dan altijd vooraf vast wie in de keten aanpassingen doet en wie dat betaalt. 

Energieleveranciers en factuurcontrole een feestje?

Het handmatig controleren van energiefacturen. Dit is eigenlijk niet meer van deze tijd. Handmatig controleren is tijdrovend en een daadwerkelijke controle op inhoud van alle facturen wordt zelden gedaan. De kans dat fouten niet ontdekt worden is hierdoor groot. Juist daarom stappen organisaties als die van jou over op de validatie van de energie eFactuur. Dan moet wel alles goed ingericht worden. 

Een eFactuur op het Peppol platform (voorheen SI) volgens UBL/XML standaard, Het klinkt mooi, maar soms ook te mooi om waar te zijn. De standaard is niet altijd zo standaard. Daarnaast zie je dat een energieleverancier soms plots een nieuw product op de factuur zet of een code wijzigt zonder dit van te voren met jou te overleggen. Als jouw product deel uitmaakt van een digitale verwerking, dan heb je al snel een probleem. Hierdoor kunnen ineens alle facturen als onjuist worden aangemerkt. 

Tijdens een aanbesteding wordt wel eens volmondig ‘ja’ geantwoord op het leveren van de eFactuur. Maar een PDF is niet de Energie eFactuur. In werkelijkheid moet soms de eerste eFactuur bij de energieleverancier dan nog gemaakt en getest worden. Dan is het geen feestje, zeker als de supportafdeling nog niet op de hoogte is dat de PDF niet meer bestaat.

Supportafdeling van je dienstverlener

Maak ook goede afspraken voor support tijdens de contractperiode. Bijvoorbeeld over reactie- en responstijden en wie jouw operationeel accountmanager is. Je wilt niet ‘verdwalen’ in een grote organisatie of een automatische mail ontvangen waarin staat dat je binnen 3 weken een reactie kan verwachten.

Digitale administratie net zo belangrijk als primaire producten of diensten

Het gaat niet om alleen de meetdienst of de te leveren of terug te ontvangen energie. De administratieve processen en borging daarvan zijn nu ook primair geworden en maken deel uit van de keten.

Tot slot

Wij werken met alle meetbedrijven en alle energieleveranciers en weten inmiddels wel waar de uitdagingen zitten. Door deze uitdagingen lopen implementaties wel eens vertragingen op. Zorg ervoor dat je als partners met elkaar realistische, haalbare, heldere en duidelijke afspraken maakt. Maak ook duidelijke afspraken in geval het niet goed gaat. Wil jij weten of je de juiste eisen stelt bij de uitvraag in relatie tot meetdata en of eFacturen? Wij stellen onze kennis en ervaring graag ter beschikking.

Het gaat erom dat we met elkaar stappen voorwaarts maken en goed samenwerken om de doelstellingen van de opdrachtgever te realiseren.