De meest voorkomende fouten op energiefacturen. De oplossing: automatische factuurcontrole.
Fouten op energiefacturen. Ze zijn te controleren met de hand; maar het is (bijna) niet te doen, en zeker niet met dynamische energietarieven. Voor je het weet duizelt het van alle termen: levering laag, levering hoog, teruglevering, Energiebelasting, aansluitkosten, enzovoorts. Niet gek dat er bij handmatige controles nog veel fouten worden gemaakt. Zeker bij organisaties met meerdere energie-aansluitingen. En dat is zonde! Automatische factuurcontrole met de energie eFactuur van bijvoorbeeld de energieleverancier in combinatie met een professioneel energiemonitoringssysteem bieden de uitkomst. Zo kan je namelijk tijd besparen met automatische controle, inhoudelijk goed controleren en kosten besparen omdat je niet te veel betaalt. In dit artikel leggen we jou uit wat de meest voorkomende fouten in energiefacturen zijn en hoe de automatische factuurcontrole werkt.
Wat maakt energiefacturen zo complex?
We krijgen het regelmatig te horen in ons netwerk: “Wat is het controleren van de energiefacturen toch een akelige klus. Dat moet toch slimmer kunnen?”. Ja het kan slimmer. Ook begrijpen wij dat het controleren van de energiefacturen niet bovenaan je to-do-lijst staat. Juist omdat het zo complex is zijn fouten snel gemaakt, ook door de partijen die de facturen opstellen. Vandaar dat wij het altijd aanraden om voldoende aandacht te besteden aan een goede factuurcontrole. Waarom dit zo complex is heeft te maken met een aantal redenen:
- Energieleveranciers brengen kosten in rekening voor verschillende aspecten van de energievoorziening, denk hierbij aan levering, teruglevering, transport, netwerkbeheer, belastingen, etc. Een wirwar van kosten door elkaar en daarnaast zijn er ook nog steeds voorschotnota’s met jaarafrekeningen.
- Ook speelt de tariefstructuur een rol: energieleveranciers hanteren vaak verschillende tariefstructuren, afhankelijk van factoren zoals het verbruik en de tijd van de dag.
- De kans op foutieve verbruiksdata is aanwezig. Energiefacturen zijn gebaseerd op de ontvangen meterstanden of geschatte verbruiken. Maar als de verbruikscijfers niet correct zijn, dan zal dit leiden tot foutieve facturen wanneer de werkelijke verbruikscijfers niet voorhanden zijn.
- Wat het nog lastiger kan maken dat is de situatie waarin meerdere energieleveranciers een rol spelen. Zodra een organisatie gebruik maakt van verschillende leveranciers dan kan het verwarrend zijn welke leverancier voor welk soort energie verantwoordelijk is.
Verschil in energiefacturen tussen klein- en grootzakelijke verbruikers
Voor grootzakelijke energieverbruikers gelden er andere regels dan bij kleinzakelijke energieverbruikers. Die verschillen zijn niet altijd bij iedereen bekend waardoor het voor ondernemers niet altijd inzichtelijk is waar bepaalde kosten vandaan komen. De grens tussen kleinverbruik zit op een energieaansluiting van 3×80 Ampère of minder en een gasaansluiting onder de 40 kubieke meter gas per uur. Zit je hierboven dan spreek je van grootzakelijk verbruik.
Grootverbruikers betalen maandelijks voor het werkelijke energieverbruik, dit is wettelijk bepaald. De prijs op de factuur verschilt hierdoor ook per maand. Bij kleinzakelijk verbruik hoeft dit niet zo te zijn en kan er vaak sprake van een vast termijnbedrag met een jaarafrekening. Dit kan ook interessant zijn als er teruglevering plaatsvindt en je jaarlijks wil salderen.
Een ander verschil is dat grootzakelijke verbruikers meerdere facturen ontvangen. Als grootverbruikers ontvang je, naast de maandelijkse factuur vanuit de energieleverancier, ook een factuur van de netbeheerder voor het netbeheer en daarnaast van het meetbedrijf. Dat zijn dus 24 energiefacturen per jaar. Voor kleinzakelijke verbruikers staan de netbeheerderskosten op de factuur van de energieleverancier. De onderstaande afbeelding vat de verschillen nog eens samen.
Welke fouten op zakelijke energiefacturen komen het meest voor?
Zoals je ziet zijn er veel factoren die een rol spelen in de complexiteit van energiefacturen. Uiteraard maakt dat het opstellen van de facturen foutgevoelig. Maar welke fouten komen nu het meeste voor op energiefacturen? We zetten ze hieronder voor je uiteen:
Verborgen kosten op energiefacturen
Verborgen kosten kunnen snel oplopen. Omdat de kosten onduidelijk op facturen staan zijn ze niet altijd goed te achterhalen. Zo kunnen leveranciers bijvoorbeeld kosten rekenen voor het beheren van de verschillende aansluitingen. Deze kosten worden ook wel vastrechtkosten genoemd en worden berekend per aansluiting. Ook kunnen er onterecht servicekosten in rekening worden gebracht. Een andere verborgen kostenpost die wel eens fout wordt gefactureerd is die van de vergoeding van het Gecontracteerd Transportvermogen (GTV). Netbeheerders nemen dit bedrag standaard mee op de factuur. Wanneer dit ook in rekening wordt gebracht door de energieleverancier dan is er sprake van onnodige kosten.
Schommeling in energietarieven
Energie kan door leveranciers op verschillende manieren worden ingekocht. Wordt er dagelijks, per uur, wekelijks of maandelijks ingekocht op de energiebeurs? Dat zorgt natuurlijk voor variaties in de prijzen. Als gevolg kunnen vaste lasten variëren en is degene die de factuur ontvangt ook degene die het risico loopt. Achteraf is altijd te bepalen welke tarieven zijn gehanteerd. Maar hier komen regelmatig fouten in voor zonder dat organisaties dit doorhebben.
Verkeerde verbruiksgegevens
Soms komt het voor dat het daadwerkelijk energieverbruik niet overeenkomt met het verbruik dat op de factuur staat. Dit kan meerdere oorzaken hebben waaronder systeem- en/of verwerkingsfouten waardoor het verbruik door de leverancier geschat wordt. Ook komt het voor dat organisaties vooraf het verwachte verbruik moeten doorgeven waardoor er een verschil ontstaat met het daadwerkelijk verbruik.
De voordelen van automatische energiefactuurcontrole
Het controleren van energiefacturen is belangrijk. Maar voor iedereen die ervaring heeft met het handmatig controleren van energiefacturen, is het ook bekend als een tijdrovende klus. Zeker wanneer je dit goed wil doen. Een mooie oplossing is om de energiefacturen geautomatiseerd te laten controleren. Dit heeft een aantal voordelen:
- Tijdsbesparing – Door geautomatiseerde controles ben je veel minder tijd kwijt dan bij handmatige controle
- Kostenbesparing – Fouten en discrepanties op energiefacturen worden direct gevonden en hierdoor worden onnodige kosten vermeden.
- Betere controle op afwijkingen – Geautomatiseerde validaties zijn geprogrammeerd om de juiste berekeningen/ controles uit te voeren en eventuele afwijkingen te identificeren.
- Betere besluitvorming – Krijg inzicht in betrouwbare gegevens die gebruikt kunnen worden voor budgetteringen en om data gedreven beslissingen te nemen over het beheer van de energiekosten en -verbruik.
“Door het controleproces van energiefacturen te automatiseren kan de tijd die hiervoor nodig is met 75% of meer verminderen.” R. van der Sluis
De tijdsbesparing die kan worden gerealiseerd door geautomatiseerde controle van energiefacturen is afhankelijk van de omvang van het bedrijf en het aantal facturen dat moet worden gecontroleerd. Over het algemeen kan het geautomatiseerd controleren van energiefacturen echter aanzienlijke tijdsbesparingen opleveren in vergelijking met handmatige controle. In de meeste gevallen gaat dit om een tijdsbesparing van wel 75%.
Wat zijn de voorwaarden voor automatische controle van energiefacturen?
Wil jij ook aan de slag met geautomatiseerde factuurcontrole voor jouw zakelijke energie? Bekijk de onderstaande voorwaarden om te zien of jouw situatie voldoet:
- Zorg dat je leverancier werkt met digitale energie eFacturen. Om energiefacturen automatisch te kunnen controleren, dienen ze in een digitaal formaat te worden aangeleverd, dit noemen we de energie eFactuur. Op de website van energie eFactuur vind je ook een overzicht van de verschillende organisaties die al werken met een eFactuur.
- Zorg voor een consistente indeling van de energiefactuur. Om energiefacturen automatisch te kunnen controleren, moeten ze gestructureerd zijn op een manier die gemakkelijk door het systeem kan worden gelezen en verwerkt.
- Zorg voor accurate gegevens op de factuur. Een geautomatiseerd controlesysteem is alleen effectief zodra de gegevens op de facturen nauwkeurig en correct zijn. Als er onjuiste of ontbrekende informatie in de facturen staat, dan kan dit leiden tot fouten in het controleproces.
- Toegang tot de energiegegevens en stamdata. Om automatische factuurcontrole te kunnen gebruiken, moeten organisaties werken met een goed energie monitoring systeem (EMS). Dit systeem omvat informatie zoals het energieverbruik, de energietarieven en locatiegegevens.
Tot slot moet je goed kijken welk geautomatiseerd controlesysteem geschikt is voor jouw situatie: Niet alle geautomatiseerde controlesystemen zijn geschikt voor een organisatie. Het is uiteraard belangrijk om een systeem te kiezen dat past bij de specifieke behoeften en eisen van de organisatie. Mocht je hier vragen over hebben dan kunnen onze experts altijd helpen met het geven van vrijblijvend advies. Neem hiervoor contact met ons op.
Meer weten over de automatische energiefactuur oplossing van Energiemissie?
Energiemissie was bij de introductie van de energie eFactuur één van de initiators van de oplossing. TNO heeft samen met een aantal marktpartijen dit ontwikkeld. De energiemonitor van Energiemissie was het eerste energie monitoring systeem (EMS) met een module om energie eFacturen te kunnen valideren. Meer informatie over deze oplossing kan je vinden op onze productpagina over factuurcontrole.
